Hoe zou de secretaresse 2.0 werken? Ten behoeve van Randstad Secretarieel Community Event in Eindhoven op 24-2-2011 maakten ze een impressie! In deze video kun je verschillende taken zien van een nieuwe secretaresse over wat ze de hele dag door doet en hoe ze het doet. Bijvoorbeeld de telefoongesprekken die ze voert.
Voor mij betekent dat de dag begint met het checken van de agenda´s rond 07.30 uur van mijn telefonische klanten. Dan weet ik wat te antwoorden als de telefoon overgaat voor deze klanten. Even op Facebook/Twitter/LinkedIn kijken naar de status van mijn klanten, zodat ik op de hoogte ben. Op maandagmorgen plan ik mijn Twitter en Facebook berichten in. Het beantwoorden van eigen mail zo rond 08.30 uur.
Dan start de werkdag met werkzaamheden voor klanten. Het inscannen van diverse documenten. Een hele grote doos met visitekaartjes die worden ingevoerd in Excel/ Outlook– hoeft pas 15 december af – dus dat kan ik mooi tussendoor doen. Vorige week had ik ook een dergelijke klus (150 visitekaartjes) dus even printen en controleren en daarna opzoeken of deze personen op LI zitten en standaardbericht aanmaken.
Daarna enkele telefoongesprekken voor een klant afgehandeld en dit in zijn agenda zetten en hem op de hoogte houden via mail. Even koffiepauze en mijn eigen mail weer bijgewerkt. http://bit.ly/UFXte4
Voorbereiden van een Skype notuleersessie; agenda en vorige notulen doorlezen en nieuwe documenten reeds aanmaken. Notuleren via Skype is een wens van de klant – aangezien ik al meerdere malen voor deze klant genotuleerd heb is dat voor mij niet meer nodig. De klanten blijven zich verbazen dat dit mogelijk is. Mail lezen en afspraak in de agenda zetten voor volgende week.
Post verwerken en even de administratie bijwerken. Zo gepiept. Even een vergadering plannen voor mijn MasterEntrepreneurGroup dan staat die weer vast. Zo nu weer verder met de business cards en twee uur later stuur ik mijn nieuwe volgers op Twitter en Facebook een bericht.
Werken aan implementatie: Zojuist had ik een goed idee voor een blog en ben er meteen aan begonnen en kon hem meteen afmaken. Yes, even vieren – high five? Om 17.00 uur sluit de telefooncentrale.
Vanavond weer een keer al mijn gestarte LinkedIn discussies bijwerken.
Alle termen die je vaak in personeelsadvertenties ziet staan komen op een gewone maandag zomaar aan de orde :
de spil in het web, agenda’s bijhouden voor de diverse managers met behulp van Outlook, vergaderingen vastleggen, notuleren en uitwerken, spreekt haar talen. Een secretaresse is een echte duizendpoot. Je werkt voor je leidinggevende, en voor mensen van buiten. Je voert routinematig secretariële taken uit zoals het opstellen van brieven of de notulen van een vergadering uitwerken. Je maakt afspraken met klanten of collega’s en houdt de agenda bij. Je neemt de telefoon aan, verbindt door en handelt vaak vragen zelf af. Je organiseert regelmatig kleine bijeenkomsten en je bereidt vergaderingen voor.
